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同一份内容用不同格式交付，对方的体验差别很大。选错格式常导致反复沟通。
问：为什么对外交付常用PDF
PDF 会固定字体与版面，不依赖对方电脑环境，也不容易被误改。含图表与复杂排版的材料尤其适合，能避免打开后版面变化。
问：什么时候要给源文件
需要对方继续编辑、填写或补充内容时，提供源文件并注明填写要求。可以同时给 PDF 作为版面参考，两者配合使用最清楚。
问：表格数据用什么格式交换
需要保留公式与结构时给表格源文件；只需要数据时给通用表格格式或文本格式。用通用格式的好处是对方在不同软件里都能打开。
问：文本格式还有什么用
纯文本不带任何格式，适合在不同系统之间搬运数据。清理外部内容时，先粘成纯文本再排版，是最省事的做法。
问：图片与扫描件怎么处理
需要保留原始细节时保存为通用图片格式；作为材料附件时可以合并成一份 PDF 便于归档与传递，命名要与台账对应。
问：转换格式后会变化吗
可能变化，重点是分页、字体与图片位置。转换后打开检查一遍，尤其是含表格与图表的文档，发现问题回到源文件调整。
问：文件名要不要带格式说明
不必写在文件名里，但可以在邮件正文说明提供的是哪种版本与用途。用WPS办公，说明清楚能减少大量反复确认。
问：PDF能不能直接改内容
可以直接改，但版式容易走样。更稳妥的做法是回到源文件修改后再导出，避免在 PDF 上反复调整。
问：文件名里要不要写版本
需要，写清版本与日期便于分辨新旧。命名统一之后，对方拿到多份文件时也能立刻判断用哪一份。
问：多个文件要不要合并
整体交付时合并成一份便于发送，分章提供时保持独立更灵活。按接收方的使用方式决定即可。
问：怎么确认对方能打开
使用通用格式或导出 PDF，并在发送前在本机与手机上各打开一次。用WPS办公，这一步能提前发现兼容问题。
问：邮件附件大小有限制怎么办
体积超限时把附件放到网盘并提供链接，邮件正文说明包含内容。用WPS办公，比反复压缩画质更实用。
小结
格式选择的核心是看对方如何使用。用WPS办公，交付时按查看与编辑两类需求分别提供，沟通成本会明显下降。
