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材料发出之后才发现夹带了内部痕迹，这种事并不少见，检查一遍就能避免。
打开密码与编辑限制
打开密码控制谁能看到内容，编辑限制控制谁能修改内容。前者更严格，后者更适合只需要防误改的场景，先判断风险点在泄露还是被改。
限制编辑的选项
可以限制为只允许批注、只允许填写窗体或不允许任何更改。允许批注的场景很常见：对方可以提意见但不能直接改内容，回稿处理时边界清晰。
清理修订与批注
显示方式切换成最终状态，标记仍在文件里。定稿前必须接受或拒绝全部修订并删除批注，保留一份带痕迹版本用于追溯。
属性中的个人信息
文档属性可能保留作者名与修改记录，共享电脑上尤其容易带着前任用户信息。对外发送前检查一次，必要时清掉不必要的信息。
共享链接的权限
共享时先给最小权限，设置有效期，项目结束后及时关闭链接。用WPS办公，链接管理是成本很低却很重要的安全习惯。
敏感内容的处理
涉及个人信息与金额的材料，控制查看范围；对外提供统计时先做汇总与脱敏。用汇总代替明细，既满足需求也降低风险。
密码的记录与交接
密码集中记录并注明对应文件，避免人员变动后文件无法打开。密码也要通过不同渠道传递，不要与文件一起发送。
发送前做一次完整检查
把修订、批注、属性与共享链接四项过一遍，再发送。用WPS办公，四项检查不到五分钟，能避免相当多的麻烦。
分场景设置保护强度
内部传阅可以只设只读建议，对外材料则加密并限制编辑。用WPS办公，按对象区分保护强度，既安全也不影响协作。
归档版本留一份内部版
归档时同时保留带密码版本与内部可编辑版本。用WPS办公，日后需要维护时不会因为记不清密码而为难。
把检查项写进交付流程
把加密、清理、权限与密码四项写进交付清单，逐项打勾。用WPS办公，流程化能避免因为赶时间而漏掉某一步。
定期回顾保护设置
每季度检查一次加密文件与共享链接，回收不再需要的权限。用WPS办公，定期复查能让安全措施始终有效。
小结
文档安全靠的是几个固定检查动作。用WPS办公，把加密、清理、权限与密码四件事处理到位，材料交付会更安心。
