很多人挑模板先看外观，用两周之后才发现结构别扭。判断顺序反过来会好得多。
标准一：字段是否齐全
把需要记录与统计的项目列出来，对照模板的字段。缺字段时可以补，但补得太多说明模板与实际需求差距大，不如另找。
标准二：结构是否规整
一行一条记录、一列一个字段、表头只占一行，这是数据类模板的基本要求。存在合并单元格与多行表头的模板，后续统计都要先整理一遍。
标准三：样式是否易改
配色与字体用几分钟就能调整，但结构复杂的模板改起来很费劲。判断方式是试着改一处格式，看是否会连带影响其他部分。
外部模板的检查重点
使用下载的模板前，检查是否带宏、有没有外部链接、示例数据是否已清空。来源不明的文件尤其谨慎，避免安全与兼容问题。
结构优先于外观
外观决定第一印象，结构决定长期使用成本。用WPS办公，选择模板时把注意力放在字段与结构上，样式随后统一即可。
与现有模板的一致性
新模板最好与团队现有模板风格接近，避免出现两套完全不同的观感。风格统一之后，材料放在一起才像一套。
常见误区
一是只看美观；二是直接套用却不清空示例数据；三是同时收集大量模板却从不使用。三者都源于目标不明确，先想清用途就能避免。
先用一周再决定
挑出两三个候选模板，各用一周再决定保留哪一个。实际使用中的顺手程度，比第一眼的观感更能说明问题。
记录选择理由
把最终选定模板的理由写一行，例如字段与现有口径一致。日后有人质疑时能说明依据，也便于新同事理解既有做法。
与控制字数配合
模板决定结构，结构决定了材料的信息密度。用WPS办公，选模板时顺带想一下篇幅要求，避免写完再大幅删减。
与流程匹配
模板字段最好与现有流程一一对应，减少中间转换环节。流程与模板一致时，数据从产生到汇总都是同一套结构。
先试填一遍
选定模板前先完整填一份，感受字段顺序与填写负担。填过一遍之后，哪些字段多余、哪些缺失会非常清楚。
把选择结果登记下来
选定后把模板名称与用途记入清单，便于团队统一取用。用WPS办公，登记一行文字就能减少重复挑选的时间。
小结
模板选择的顺序是先结构、再样式、最后美化。用WPS办公，按这个顺序挑选，后续维护会轻松很多。
