公文格式要求细，逐份调整既慢又容易漏项。做成模板是最实际的办法。
页面与字体设置
按要求设置纸张、页边距、行距与字号，并把这些写进样式。页面设置确定后不要轻易改动，所有材料的版心保持一致。
标题与正文样式
标题居中、字号明显大于正文，正文首行缩进两字符、行距固定。用WPS文字做模板，把这几项做进样式，写作时只需套用。
落款与盖章位置
落款右对齐，成文日期按规范写法，盖章位置预留三到四行。模板里固定好位置，比每次手工调整空格可靠得多。
附件说明的位置
有附件时在正文之后单独一段写清附件名称与数量，附件页单独分节。模板里预留这一部分，使用时按需保留或删除。
不同文种的差异
通知、通报、请示、报告的标题与结构略有差别，可以分别做几份模板。用同一套样式，只在结构上区分，维护起来也简单。
常见格式错误
用空格对齐落款、标题加下划线、日期写法不统一、页边距与要求不符。模板里把这几项固定，错误基本可以消除。
下发与维护
模板放在共享目录并设为只读，指定维护人。制度或规范调整时同步更新模板，并注明生效日期，避免新旧版混用。
模板与格式规范同步更新
格式规范调整后同步更新模板，并注明生效日期。用WPS办公，模板与规范一致，执行时才不会出现两套标准。
常用文种各备一份
通知、报告、请示各备一份模板，样式共用、结构不同。需要时取用并替换内容，既能保证规范，也省去重复设置。
模板使用中的常见错误
直接在模板文件上修改、忘记更新落款日期、附件说明与内容不符。三类问题分别对应未另存、无检查与未核对，逐项确认即可避免。
归档与复用
写好的公文按文种归档，形成个人素材积累。用WPS办公，下次写同类文种时可参考结构与表述，速度会明显提升。
把模板放在容易取用的位置
模板目录固定在常用位置，写材料时第一时间就能取到。入口好找，大家才不会凭记忆手工排版。
落款信息核对
模板中的落款单位与日期位置固定，填写时只需替换内容。用WPS办公，位置固定能避免用空格对齐造成的不齐。
小结
公文模板的价值在于把格式规范固定下来。用WPS办公，模板做好一次，之后每份材料都能省下反复调整的时间。
