不归档的结果是工作目录越来越满，找文件越来越慢，注意力也越来越分散。
三个自然归档节点
项目结束、季度结束、年度结束，是最自然的三次归档机会。利用这三个节点，不必额外找时间，也不容易遗漏。
归档目录的组织
归档目录按年份加项目名组织，保持与工作目录相似的命名规则。结构一致，从归档里找东西时不必重新适应。
归档时保留什么
保留定稿文件、关键过程版本、原始数据与口径说明。中间反复修改的草稿可以清理，避免归档目录迅速膨胀。
归档清单
每个项目归档时列一份清单：包含哪些文件、份数、归档日期与负责人。清单放在归档目录首页，日后核对是否齐全只需看一眼。
索引的做法
项目较多时做一份索引表，记录项目名称、归档年份、主要内容与存放位置。用WPS表格维护索引，检索历史材料会快得多。
归档不代表不能检索
归档目录仍应保持良好的命名与目录结构，确保需要时能找到。归档的目标是清空工作区，而不是把文件藏起来。
归档后的备份
归档内容同样需要备份，可以放在成本更低的存储上，但至少要有两份。用WPS办公，归档材料的价值往往在若干年后才真正显现。
常见问题
归档目录与工作目录命名不一致、归档时不做清单、归档后不再更新索引，是三类常见问题。都会让归档变成难以检索的仓库。
把归档写进流程
在项目流程的最后一步加上归档动作，由负责人完成并确认。流程化之后，归档会像提交材料一样自然发生，不需要额外提醒。
归档要留索引
每个归档批次都留一份索引，记录批次的年份、项目名称与内容摘要。日后检索历史材料时，先看索引再看目录，速度会快很多。
归档后更新台账
归档完成后同步更新文档清单，把状态标为已归档并注明位置。用WPS办公，台账与归档保持一致，才不会出现清单上有、目录里没有的情况。
归档不等于封存
归档后仍可能被查阅，因此命名与结构要保持规范。用WPS办公，把归档目录当成可检索的资料库，而非放东西的仓库。
定期检查
每半年检查一次归档目录，看是否有遗漏、是否还能顺利打开关键文件。用WPS做长期文档管理，检查比事后补救省力得多。
